引き続き、明和地所ライフサポートの皆さんへお話を伺います
鳴りっぱなしの電話の対応に苦慮
管理員さんの勤務シフトについてもkanri.onlineと連携していると伺いましたが、どのように管理されているのですか？
梅本 各マンションで勤務する常勤管理員が私用のため休暇を取得する際には、代わりの管理員業務を担う代行員を手配する必要があります。
磯部 様々なことに共通するのですが、以前は、管理員さんとの連絡に苦労していました。 休暇の依頼の連絡が重なり電話が鳴りっぱなしになることもよくありました。
実は、管理員さんからの問い合わせでもっとも多いのは、休暇申請をした後の確認です。 以前は、「X月X日に休暇申請をしたが、代行員の手配は出来たか？誰がくるのか？」という問い合わせが電話で来ていました。
明和地所ライフサポート 磯部 氏
嘉山 休暇が確定しているのかはもちろんですが、実務的な問題もあります。常勤の管理員が休みを取得する場合、代行員へ業務の引き継ぎを行っています。
例えば、ゴミ対応や清掃方法など、マンションには様々なルールがあります。これをしっかり、代行員さんに伝えておかなければ居住者様への適切な対応が出来ません。
何度かそのマンションで代行経験のある方の場合は引き継ぎは不要ですが、初めて担当する場合は引き継ぎが必要になるので、常勤管理員にとっては、どの代行員さんが来てくれるかも知りたいことなんです。
梅本 kanri.onlineを導入後は、管理員は、休暇申請の代行員の手配状況を確認することが出来るようになりました。
磯部 休暇の申請から取得までのプロセスが円滑に進んで、管理員さんも喜んでいます。
労働環境を整えることが、良い管理員の確保に必須
梅本 当社の業務効率も大切ですが、管理員の労務管理は入居者様の満足度にとっても、大切なことだと思います。
具体的にはどういうことでしょうか？
梅本 昨今、管理員不足が深刻化しています。企業の定年延長や再雇用制度により、定年でリタイアした後に管理員として働くという人材が激減しました。特に都心部を中心に管理員のなり手が減っています。
100戸以下のマンションでは、管理組合との契約の都合上、管理員の勤務時間が限られていることが多いです。勤務する曜日・時間が少ないマンションでは、管理員の応募もかなり厳しいのが現実です。管理員の働きやすさを確保するためにも、休暇の取得が円滑に進むことは重要なことだと思っています。
明和地所ライフサポート 梅本 氏
嘉山 休暇中に、引き継ぎをしっかりした代行員さんが働いてくれることは常勤管理員にとっても安心にもつながっています。
梅本 休暇取得のプロセスで、電話がつながらない、連絡が遅くてイライラするといったことは、小さい不満ながらも管理員のストレスに繋がります。労務管理も改善して、管理員に気持ちよく勤務してもらいたいと思っています。
そして、経験豊富な管理員に永く勤めてもらうことで、居住者様との信頼関係が構築され、最終的に顧客満足度の高い管理会社にしていくことが我々の使命だと思っています。
労務管理のDXがマンション管理業務の品質につながっているんですね。
本日は、ありがとうございました。
※ 明和ライフサポート株式会社は、2023年4月1日付で「明和地所ライフサポート株式会社」に商号を変更しました。
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