マンションを安心・快適な場所として保ち続けるために日々の清掃や点検、住人対応を担う「管理員」がいます。
その管理員を現場で支え、サービスの質を高める役割を担っているのが、「指導員」というプロフェッショナルです。
指導員は、担当エリアの複数物件を巡回しながら、管理員への業務指導やフォロー、建物の点検、フロントとの情報共有などを行っています。マンションの品質を守り、住民にとって安心できる環境を維持するために欠かせない存在です。
明和地所ライフサポートでは、そんな指導員が日々現場で活躍しています。
今回は、平日の週5日、エリア内の物件を巡回する菱川指導員に密着。
指導員のリアルな1日をご紹介します。
明和地所ライフサポート 菱川指導員
【略歴】
2019年 明和地所ライフサポート入社
菱川指導員のとある1日に密着！
【8:00】仕事スタート
1件目のマンションへ向かう前に、スマホで1日のスケジュールを確認。管理員からの報告を事前にチェックし、必要な資料や備品を準備して出発します。
【8:30】1件目のマンションに訪問
勤務開始
物件にある固定電話からコールセンターへ打刻の電話をかけ、勤務開始を報告します。
指導員はオフィスに出社するのではなく、各物件を巡回する仕事。そのため、業務の正確な履歴を残すことが必須です。
管理員と打ち合わせ
最近の出来事や困りごとをヒアリングします。時には営業フロントからの依頼事項について相談を受けることもあります。管理員とのコミュニケーションは指導員の重要な仕事です。
掲示板に最新情報が貼られているか確認
期限の過ぎた掲示物が残っていないか、新しい情報が適切に掲載されているかをチェックします。
必要があれば、更新を促したり、掲示の整理を指導員がサポートすることもありま
建物を最上階から非常階段で巡回
巡回の際は、建物を上から下まで順番にチェックします。
廊下の清掃状況や傷み具合を確認します。照明の点灯状態をチェックし、電球が切れている箇所がないかを細かく点検します。
外廊下の排水溝や清掃の見落としチェック
雨水がうまく流れるように排水溝の詰まりを確認したり、ごみや落ち葉が溜まっていないか、清掃の見落としがないかを点検します。
必要に応じて、管理員に清掃のアドバイスを行い、清潔な環境を維持するようにしています。
敷地内のフェンスや樹木の確認
敷地の境界部分を巡回し、フェンスの破損や劣化がないかを確認。
樹木の枝が隣接する建物へはみ出していないか、剪定が必要な箇所はないかをチェック。近隣住民とのトラブルにつながらないよう、管理員にも共有しています。
貸与しているiPadが適切に使われているかチェック
kanri.onlineで貸与している仕事用のiPadが正しく業務に活用されているかを確認します
フロントとの情報共有に問題がないかを確認し、スムーズなやり取りをサポートしています。
【10:00】1件目の巡回終了・次の物件へ移動
管理員に挨拶をし、次の物件へ。
【10:30】2件目のマンションに訪問
隣の駅にある物件に移動します。
1件目と同じく、管理員との情報共有を実施
曜日ごとに複数の管理員が勤務する物件では、引継ぎノートを活用しているので、記録の内容を認し、住民対応や設備の管理に問題がないかをチェックします
ゴミ置き場のチェック
ゴミの分別が適切に行われているか、整理整頓されているかを確認します。
収集日以外にゴミが放置されていないかをチェックし、改善が必要な場合は管理員と対策を話し合います。
悪臭や害虫の発生がないよう、清掃頻度についてもアドバイスを行っています。
屋上のチェック
管理員の安全のため屋上は立ち入り禁止。そのため指導員が定期的に点検し、防水シートの破損や排水の詰まりを確認。さらに、屋上の配管の劣化による雨漏りや漏水のリスクもチェックしてい
管理員からの清掃相談対応
「この部分の清掃が難しい」「落ちにくい汚れがある」などの相談に対応。実際に現場へ行き、どのような方法で清掃すればよいかをアドバイス。
必要に応じて清掃用具の使い方や、清掃の手順を管理員にレクチャーしています。
排水溝の点検
排水溝に落ち葉やごみが詰まっていないかを確認。過去の台風で落ち葉が詰まり、漏水が発生したことがある箇所のため、巡回時は特に注意して入念にチェックします。
【11:45】2件目の巡回終了
次の物件へ移動・昼休憩
次の物件へ向かう途中、昼休憩を取ることも。外食はせず、コンビニでおにぎりを買って近くの公園で食べる日もあれば、時間が取れず食べない日もあります。巡回の合間に、効率よく過ごしています。
電車の待ち時間に巡回報告書を作成
移動中や電車の待ち時間を活用し、スマホからkanri.onlineを使って巡回報告書を入力。スキマ時間を有効に使いながら、現場での気づきや確認事項をタイムリーに記録しています。
【13:30】3件目のマンションに訪問
フロント担当者と電話連絡
移動中に3件目の物件を担当するフロントから着信。下車後すぐに折り返し連絡し、週末の理事会に向けて、巡回時に確認しておいてほしい事項について指示を受けます。指導員は現場とフロントの橋渡し役として、迅速な連携を心がけています。
管理員から住民対応についての相談
到着してすぐ、管理員から入居者のペットに関する対応や、駐車スペースでの洗車マナー違反について相談を受けます。
住民対応に悩む管理員の心強い相談相手となれるよう、状況を詳しく聞き取り、適切なアドバイスを行います。
管理員とのコミュニケーション
指導員は、管理員にとって日々の相談相手。居住者対応の悩みやフロント担当者とのやり取り、仕事の進め方など、さまざまな話題に耳を傾けながら、安心して働けるようサポートします。
また、管理員の性格によってコミュニケーションの取り方を工夫しており、その人に合った聞き方やアドバイスを意識しているそうです。こうした細やかな気配りも、指導員の大切な役割のひとつです。
建物を最上階から非常階段で巡回
総戸数130戸を超える大規模な物件では、非常階段が2か所あることも。そんな場合でも、指導員は階段を使って最上階から丁寧に巡回します。
清掃チェック
壁の汚れや設備の劣化など、見落とされがちな細かな部分にも目を配りながら確認していきます。
清掃員さんからの相談に対応
この日は代行で入っている清掃員さんから、共用部の扉の取っ手に不具合があるとの相談を受けました。現場を一緒に確認し、修繕の必要があるかどうかを判断。清掃員や管理員からのちょっとした気づきも見逃さず、対応にあたるのが指導員の役目です。
移動時間に報告書作成
移動時間にkanri.onlineで報告書を作成します。本日最後の物件へ移動します。
【16:00】4件目のマンションに訪問
勤務時間を考慮した巡回スケジュール
指導員の勤務は16:30までですが、管理員は午前勤務が多く、不在の時間帯にあたることもあります。そのため、直接のコミュニケーションが必要か、資料確認や設備点検だけでよいかを判断しながら、管理員の勤務時間に合わせて巡回のスケジュールを調整しています。効率だけでなく、対話のタイミングも大切にしているのです。
書類のチェック
管理員が不在のタイミングでも、日常書類を確認します。記載内容に不備や抜けがないかをチェックし、必要があれば後日フィードバックします。直接会えない場合でも、日々の記録を通して状況を把握するのも指導員の大切な役割です
貸与しているiPadのチェック
管理員に貸与しているiPadが業務に適切に使われているかを確認。あわせて、フロントとのやり取りの内容にも目を通し、スムーズな情報共有ができているかをチェックします。
【16:30】勤務終了
勤務終了
物件を最上階から巡回し、必要な点検を終えたら、最後に固定電話から打刻をして勤務終了となります。
4物件の巡回を終えた菱川指導員、本日もお疲れ様でした！
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