kanri.onlineを全フロントに導入している明和地所コミュニティ株式会社のフロントの皆さんに、社内報告がどうのように変化したかお聞きします。
明和地所コミュニティ株式会社
営業部 中根 勇輔 氏 ：フロント管理職
営業部 結城 大 氏 ：フロントチームリーダー
営業部 加藤 祐介 氏 ：１０数年のベテランフロント
聞き手
明和地所株式会社（kanri.online運営会社）
CIO 茨木 敏
「速報」と言う重複作業が無くなった
はじめに、「理事会速報」について教えてください。kanri.online導入前の業務はどのようなものでしたか？？
加藤 理事会が終わると速報として「理事会報告書」作成。その後に「議事録」を作成。
結城 土日が理事会で、月曜日午前中に「理事会報告」を作成。「議事録」作成は、月曜日の午後からになることもしばしばありました。
加藤 週末に複数の理事会があると月曜日の業務量が多い。速報は、議事録の要約なので、二度手間で負担でした。私は議事録を先に作成し、コピー＆ペーストで、速報を作成してました。
中根 「速報」を後に作るのでは、本末転倒でしたね。
結城 そのあとは、理事会報告書を作成し、印刷、ハンコ押印、回覧でした。
加藤 昔は、さらに、複写の紙もありました。３枚複写の紙に理事会の概要を書く。１枚を理事さんに署名をもらい回収、１枚を管理員室におく。１つは理事さん用です。理事会一つに、合計３種類の報告書を作っていた時代もありました。
明和地所コミュニティ株式会社 営業部 結城氏
kanri.online導入後は、どうなりましたか？
中根 理事会報告書は廃止し、kanri.onlineに一本化しました。「議事録」作成に集中してます。
結城 理事会開催前の月曜日に、議題をPCで「理事会速報」に入力。課長が議題をチェック。
土日に理事会に臨み、帰宅の電車内で、結果を入力。
加藤 月曜日は、朝からは議事録作成。丁寧な議事録作りに集中しています。
社内報告は省力化。本来業務の議事録作りに集中ですね
お客様の依頼事項を忘れず確実に遂行する
結城 「理事会速報」は、お客様からの依頼事項の管理にも役立っています。お客様の依頼事項には、議事録には記載しないセンシティブなものもあります。それも、kanri.onlineの「理事会速報」には入力します。理事会でメモを取り、帰りの電車でkanri.onlineに登録しています。
加藤 kanri.onlineに入力しておけば、依頼された事項を忘れることがないのが良いです。
結城 お客様の依頼事項の遂行チェックにも役立っています。
私は、理事会の３週間前に理事さんに案内を出す前に、お客様の依頼事項の進捗を確認します。進捗が悪ければ、対応します。お客様への依頼事項対応は早くなったと思います。
※ 明和管理株式会社は、2023年4月1日付で「明和地所コミュニティ株式会社」に商号を変更しました。
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