kanri.onlineを導入している物件の管理員さんに、業務で工夫していることについてお伺いします。
明和地所コミュニティ株式会社
管理員 鈴木 氏
聞き手
kanri.online
長川 奈生
デジタル業務日誌とチャットでスムーズな連絡
本日は、インタビューにご協力いただきありがとうございます。
鈴木さんは、2020年11月からkanri.onlineを使っていただいてますが、業務にどのような変化がありましたか？
鈴木管理員 日誌がデジタルになったので、事務時間が大幅に減りました。
それまでは手書きだったので手間がかかっていましたが、kanri.onlineでは、清掃項目にチェックをつけるだけで良くなりました。
また、よく使う言葉は予測変換で表示されるため、その言葉を選択することで、時間をかけず報告欄に文章を入力することができます。
kanri.onlineはマンションの管理委託契約に合わせて、業務日誌の清掃項目も設定しているのでチェックをつけるだけで完結するようになっています。
業務日誌をkanri.onlineで入力する管理員
鈴木管理員 私は勤務時間が9:00〜12:00で毎日3時間の勤務時間なので、kanri.onlineが導入前はフロント（マンション担当者）とタイミングが合わず連絡が取れないということがありました。
kanri.online導入後は、チャットが使えるので、業務中に分からないことや相談があれば、その都度、写真やチャットでフロントに確認しています。
電話と異なり、フロントが移動中でもチャットで連絡が取れますし、管理事務室で待つ必要がないので、時間を気にせず他の業務を進めることができます。
連絡がつかないと業務が滞ってしまうこともあり、ストレスになってしまいますよね。
いつでも居住者様のお手伝いができるように
鈴木さんが、普段業務において心がけていることがあるとお伺いしました。
鈴木管理員 朝、エントランスの自動ドアから出てこられた居住者様にお声がけをして、ゴミ置場にもって行くゴミをお預かりするようにしています。
朝のゴミ出しのお手伝いをしているのですね。
鈴木管理員 もともとは、マンションを巡回している指導員さんが、居住者様のゴミをお預かりしてゴミ置場に運んでいるのを拝見し、見よう見まねで私もやり始めました。
朝の外出時にゴミ出しに来る方が多いので、出勤前で荷物が多い居住者様や、杖をついているご高齢の居住者様には積極的にお声がけをしてゴミを預かっています。
杖をついて歩いているご高齢の方ですと、ゴミを持って両手がふさがると危険ですものね
居住者からゴミを受け取る管理員
鈴木管理員 そうなんです。歩くのも大変そうですし、荷物も抱えて、さらにゴミ出しまでしなければいけないという光景をよく目にします。
居住者様の手がふさがっている時は、いつでも手を差し伸べられるようにと心がけています。
些細なことですが、居住者様も喜んでくれて、「ありがとう」と声をかけて下さり、私の仕事のモチベーションに繋がっています。
居住者様から感謝してもらえる喜び
居住者様からの「ありがとう」は仕事の励みになりますね。
他にも心掛けていることはありますか？
鈴木管理員 毎年9月に配られるゴミカレンダーをなくしてしまい、欲しいとおっしゃる居住者様がいらっしゃいます。
本来であれば、ご自身で市役所などへ取りに行かないといけないのですが、ある程度のストックを管理員室で確保してゴミカレンダーのご希望があればすぐに渡せるようにしています。
普段から居住者様の暮らしが快適になるように努めていらっしゃるんですね。
鈴木管理員 些細なことでもコミュニケーションをとることによって、マンションの居住者様が快適に過ごせるサポートになればと思い日々仕事をしています。
居住者様もお困りのことがあれば相談してくださいますし、私はそのお困りごとをフロントにすぐに伝え、指示を仰ぐことでスムーズな対応ができるよう努めています。
鈴木さんのホスピタリティ溢れる貴重なお話ありがとうございました。
※ 明和管理株式会社は、2023年4月1日付で「明和地所コミュニティ株式会社」に商号を変更しました。
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