今回は、2017年のkanri.online実証実験当初からkanri.onlineを使っていただいている管理員さんにお話を伺います。
明和地所ライフサポート株式会社(明和地所コミュニティ子会社)
管理員 遠藤 氏
聞き手
kanri.online
長川 奈生
本日は、インタビューにご協力いただきありがとうございます。
遠藤さんがマンション管理員になったきっかけを教えてください
遠藤管理員 以前は、農業用機器の営業を38年程していました。定年退職後は、働いていない期間もありましたが、毎日家にいても退屈なので、健康のためにも働こうと思い、明和地所コミュニティの管理員に応募しました。
管理員として勤務されてから、どのくらいになりますか？
遠藤管理員 2014年から勤務していますので、今年で8年目になります。毎日、マンションの居住者様と関わり合えるので、とても仕事が楽しいです。
遠藤さんには2017年のkanri.online開発当初より、実証実験にご参加いただいていますが、初めてkanri.onlineを使ったとき、抵抗感はありましたか？
遠藤管理員 抵抗感は全く無かったです。むしろペーパーレスになることへの期待感の方が大きかったです。
私が初めてkanri.onlineを使ったときと比べると、デザインも変わり使いやすくなりました。改良過程で私の意見も取り入れてもらえて嬉しかったです。
チャットのおかげで居住者様からの依頼事項にも素早く対応できる
kanri.onlineを使って便利になったことを教えてください。
遠藤管理員 色々ありますが、チャットと写真を使えることで、フロント（マンション担当者）とのコミュニケーションがスムーズになりました。
kanri.online導入前のフロントとの連絡手段は電話のみでした。居住者様からの要望や問い合わせには早く対応したいのに、フロントと繋がらないことがあり困っていました。kanri.online導入後は、フロントも隙間時間や移動時間にチャットで返信をくれるので助かっています。
フロントも管理員さんと電話がつながらず苦労してたと伺いました。
管理員さんは清掃等で管理事務室にいないことが殆どなのでチャットの利用でコミュニケーションが改善されて良かったです。
遠藤管理員 特に、写真を撮ってフロントにすぐ共有できるので大変助かっています。何かが壊れたときなど電話だけではうまく説明できず、もどかしく思うこともありました。
kanri.onlineでは、私が撮影した写真は自動的にフロントと共有されるので、写真を見ながら電話で話すことで説明がとても楽になりました。
さらに、kanri.onlineでは写真に書き込みすることができるので非常に速やかに意思疎通ができるようになりました。
撮影した写真への書き込み
遠藤管理員 些細な出来事でも、フロントと日頃からチャットを通じてコミュニケーションを取ることで、いざ問題が発生したときも、素早く対処ができるようになりました。
些細な出来事がフロントにとっては重要なこともあります。フロントと管理員さんの日頃のコミュニケーションはマンション管理を円滑にするうえでも大切ですね。
遠藤管理員 はい。フロントにとっても管理員がしっかり仕事をしているのか心配だと思うので、こちらから積極的に連絡をとるようにしています。
業務日誌の検索機能で、いつ、何が起こったのかも確認できる
業務日誌に関してはいかがでしょうか？
遠藤管理員 kanri.onlineを使うことによって、時間が短縮され、かつ便利になりました。
kanri.online導入前は、業務日誌を手書きしていて、何か特別なことがあった場合や、点検業者や来訪者が来た場合は、備考欄に書き残すようにしていました。
歳をとると漢字が思い出せなくなるんです。自分の携帯で漢字を調べながら書いていたので結構時間がかかっていました。
普段から使わない漢字はいざ書こうと思っても出てこないことがありますよね。
携帯で調べながら書くと余計に時間がかかってしまいますね。
遠藤管理員 kanri.onlineの業務日誌は、清掃項目はチェックを付けるだけで済みますし、自由記入欄もiPadが自動で変換候補を出してくれるので、とても書きやすくなりました。
どのような内容を検索されているのですか？
遠藤管理員 例えば、水道の水質検査をいつ行ったのか、照明機器や蛍光灯の交換はいつ行ったのか、どの業者がどのような作業をしたかを業務日誌に書くようにしているので、単語を検索すると過去の業務日誌を見ることができるので便利です。
デジタル業務日誌の検索画面
台風対応にも役立った
2019年に起きた台風の際はkanri.onlineがとても役に立ったと伺いました。当時の状況を教えていただけますか？
遠藤管理員 大きな台風が来ることは事前にわかっていたので、フロントから出勤したら台風の被害状況を確認して、被害があった場合は速やかにチャットで報告するよう指示を受けていました。
出勤するとフェンスが倒壊していたので、直ぐにマンション中を確認して被害があったところの写真をフロントに送りました。フロントも直ぐに現場に来ることができず、到着はお昼ごろでしたが、それまでのチャットや写真でのやり取りを元に、修理業者を手配してくれました。速やかな対処ができて安心したことを覚えています。
あの状況を、写真なしで説明するのは難しかったと思います。kanri.onlineで写真を撮って送れたので本当に良かったです。
台風当時の状況を説明する管理員
シニア世代でも使いこなせるkanri.online
kanri.onlineの使用をやめて元の方法に戻すとしたら、仕事効率はどうなると思いますか
遠藤管理員 今がこれほど便利なのに、以前のやり方に戻るなんて、考えられないですね。非効率になりますよ。我々管理員にとって、kanri.onlineはもう必需品です！
遠藤さんから見て、kanri.onlineは他の管理員でも十分に使いこなせるツールだと思いますか？
遠藤管理員 十分、使えると思います。kanri.onlineは我々シニア世代のことをちゃんと考えて作ってくれているので、画面も見やすいですし、操作に迷うこともありません。
これからもkanri.onlineの機能が増えていくことに期待しています。
ありがとうございました。
※ 明和管理株式会社は、2023年4月1日付で「明和地所コミュニティ株式会社」に商号を変更しました。
※ 明和ライフサポート株式会社は、2023年4月1日付で「明和地所ライフサポート株式会社」に商号を変更しました。
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