本日は、kanri.onlineを800棟以上に展開済という、明和管理のフロントの皆さんに、コロナ禍における対応状況をお聞きします。
kanri.online運営会社 明和地所株式会社
CIO 茨木 敏 氏
明和管理株式会社
営業部課長 中根 勇輔 氏・ 営業部係長 中村 光寿 氏・ 営業部社員 嵩下 康平 氏
明和管理では、800棟にiPadを導入済
本日は、お忙しい中、お集まりいただきありがとうございます。明和管理では、800棟にkanri.onlineを導入済とお伺いいたしました。
まず、kanri.onlineとはどのようなものなのですか？
茨木（明和地所 CIO） マンション管理会社のフロント（担当者）部門の社員同士や管理員との意思疎通を円滑にするためのプラットフォームサービスがkanri.onlineです。具体的に言うと、管理員には、iPadを提供しています。ただし、iPad、通信、モバイルアプリ、導入研修、ITサポートを統合的に提供し、困ったらITサポートに聞いて一元的に解決できるようにしています。フロント向けには、iPhone、PCを通じてサービスを利用してもらっています。
中根（明和管理 営業部課長） 明和管理では、kanri.onlineを800棟に導入し、全フロントがkanri.onlineを利用しています。コロナ禍の中ではありましたが、感染対策を徹底した上で、管理員に導入説明会を行ってもらい、2020年度に展開を完了しました。管理員の稼働率も95%を超えています。フロントは全員稼働しています。管理員の非稼働分は、管理員の欠員などであり、ほぼ100%の管理員が活用しています。
管理員向け導入説明会
管理員さんというと、高齢なイメージがあります。私の祖父母を想像すると、iPadをみんなが使っているとは想像できないのですが・・・。本当に稼働しているのですか？
中根 本当に稼働していますね。スマートフォンも所持していないのでiPadには抵抗があるとの声が最初は多少なりともありましたが、今はそれを感じることもありません。
茨木 kanri.onlineでは、丁寧な導入を心がけています。導入説明会では、専門のスタッフが３時間かけて講習しています。iPadの充電の仕方から説明しています。ガラケーさえ使ったことのないという管理員でも、利用できています。
明和管理では、ITリテラシーの高い管理員さんの採用をしているのですか？
中根 いいえ、kanri.online導入前から働いている管理員が利用しています。管理員業務は、IT業務ではないので、ITリテラシーの高い管理員を採用しているわけではないです。日常清掃など、管理員の本来業務を真面目にやってもらう方が大事ですから・・・
茨木 kanri.onlineは、「普通の管理員が使えるITサービス」を目指しています。コンピューターに管理員さんが歩み寄るのではなくて、我々のITサービスの方が、管理員に歩み寄るようにしています。マンション管理業務は、ソフトウェアエンジニアの仕事とは違いますから。誠実で、真面目に日常業務をやっていただける方が一番だと多います。 ユーザーたる管理員は60代、70代が多いので、文字を大きくする、操作を単純にするなど、説明を文字で書くなど、一つの画面に操作を集約するなど、極力操作がわかりやすいようにユーザーインターフェースの設計を工夫しています。また、視力の問題もあるので、スマートフォンではなくて、iPadを利用しているのもポイントです。
60代はともかく、70代みんながiPad利用とは、にわかに信じがたい光景です。
60代・70代でも利用しやすいインターフェイス
リモートでフロント業務はできるのか？
コロナ禍が続いています。昨今、kanri.onlineが役立ったことはありますか？
中根 現場の確認が気軽にできることは大きいですね。遠隔でも現場の様子がよくわかり、対応も早くできるようになりました。遠隔で確認できても、定期的に現場訪問はしており、緊急訪問が減って、定期訪問時に集約しているということです。訪問時は、以前より、ポイントを絞ってじっくりとチェックすることができていると思います。
中村（明和管理 営業部係長） 先日のことですが、ある物件で、ゴミ置き場のドアの締まりが悪くなったのですが、その対応に役立ちました。 管理員さんにドアの様子を写真や動画に撮ってもらいました。そこで、ドアクローザーの調子が悪いことがわかったので、その調整方法を手書きの紙で書いて、写真に撮ってチャットで送ったところ、現地の管理員がドアの調整することができました。 以前は、こういうことがあると、フロントが緊急で現場に行って様子を見たり、指導員に依頼して対応してもらったりすることが多かったのですが、今回は全て遠隔で対応が完了しました。早く対応できましたし、明和管理としても指導員やフロントが現地に移動することなく問題が解決するので、助かっています。定期訪問時に、チェックもしました。
嵩下（明和管理 営業部社員） 私の担当するあるマンションで、庭園灯が切れたのですが、その対応を遠隔で行いました。管理員は、カバーの取り外し方がわからなかったのですが、写真を撮影して送ってもらいました。様子がわかったので、私から管理員に指示を出して、遠隔で対応できました。
中根 コロナに関連したものでは、エタノール消毒液の設置位置についてやりとりした事例を聞きましたね。管理員が写真を送り、担当営業とやり取りしながら、相互の認識にズレなく、効果的な場所に設置できたそうです。置き場所となると、なかなか、電話だけでは伝わらない。写真があるとすぐにわかります。
明和管理株式会社 営業部課長 中根氏
写真が解決する現場課題も多そうですね。管理員が写真の送付というのは、そんなに簡単にできるものですか？
茨木 導入説明を受けた明和管理の管理員なら、100%写真は送れていると思います。
写真の送付に複雑な操作はいらないのですか？
茨木 撮影した写真はクラウドに自動的に送信されるようになっています。この時点で、フロントが写真を見ることができます。管理員が、写真を探して添付する作業はありません。但し、フロントにぜひ見て欲しい写真を場合は、管理員がチャットに添付して送ってもらうことにしています。
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