引き続き、kanri.onlineを全フロントに導入している明和地所コミュニティ株式会社のフロントの皆さんに、社内報告がどうのように変化したかお聞きします。
管理職のExcel集計業務が消滅
「工事報告」もkanri.onlineをお使いいただいております。まずは、以前の業務を教えてください。
加藤 理事会前の水曜日に、各担当が提案する工事の見積書をコピー。リーダーに提出。
結城 リーダーは工事見積を見て、工事名や見積金額をExcelに入力。上司に送付。
中根 管理職は各チームのExcelデータを督促。各チームのExcelまとめて、一つのファイルに集計。保全の部署はそのExcelデータをさらに統合。
加藤 理事会当日から月曜日までの間に、工事提案の結果をiPhoneのメッセージ（SMS）に入力し、リーダーに送付。否決された理由なども入力。工事名を打つのが大変で、苦痛でした。
結城 リーダーは、部下からのメッセージをコピー。まとめて、課長に送付。
中根 課長は、各リーダーからのSMSメッセージからExcelに転記。日曜日や、月曜日の朝のExcel作業が大変でした。
kanri.onlineでの業務はどうなっていますか？
加藤 水曜日に、工事見積もりを見ながら、担当がkanri.onlineに入力。土日の理事会後に電車の中で結果をiPhoneで入力。これで終わり。
結城 リーダーは、理事会前に、工事案件に漏れがないのかをチェック。リーダーの仕事は、「入力業務」から「工事提案のチェック」に変わりました。
中根 月曜日に、営業事務がExcelをダウンロードして、工事提案の一覧を保全部署に渡しています。管理職の仕事は、集計ではなく分析に変化しました。
明和地所コミュニティ株式会社 営業部 加藤氏
kanri.onlineが、経営分析につながるデータベースに
分析が仕事というのは、どういう意味ですか？
中根 kanri.onlineにデータが蓄積され、Excelで取り出せます。分析に便利です。工事提案の受注率分析、失注分析などが簡単にできます。
加藤 各フロントが、自分の工事提案の受注額が集計でき、今期に自分の受注額を把握できます。今までは、自分でExcelにメモして、集計していたので、面倒でした。
結城 個人別の受注額集計作業は、やっていない人がほとんどでしたよね。今は、簡単になったので、皆、個人別受注額を見てますね。
分かりやすい提案をする秘訣は、工事検索にあり
中根 工事金額の相場感は掴みにくいものです。kanri.onlineでは、同様な工事案件の検索ができ、大まかな工事金額がすぐに分かるようになりました。
加藤 先日の理事会において、「インターホンの費用は、個数によって違うのか？」と言う質問が出た時に、過去の履歴を検索し、すぐに答えることができました。
結城 価格だけでなく、提案までの流れを知るのにも役に立っています。
提案の流れ？工事報告だけで分かります？？？
結城 「理事会報告」と組み合わせて使えば分かるんです。
何か工事を提案する際、キーワードで検索して、同じような工事案件で提案が通ったものを探します。その事例から、物件の過去の理事会を「理事会速報」で辿れば、どのように理事会で提案を進めていたのかが分かります。提案の成功事例は、参考になります。
加藤 周りに人がいれば、相談して解決することもあるんですが。周りに人がいない時であっても、工事検索があると事例が調べられるので重宝しています。
※ 明和管理株式会社は、2023年4月1日付で「明和地所コミュニティ株式会社」に商号を変更しました。
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