経験豊富な管理員に永く勤めてもらうために
本日は、マンションの管理員業務と日常清掃業務を展開している明和地所ライフサポートの皆さんに、管理員さんの労務管理についてお話を伺います。
明和地所ライフサポート株式会社
梅本弘樹 氏：責任者
嘉山みゆき 氏：総務課 課長
磯部志帆 氏：総務課 労務管理担当
まず初めに、皆さんの業務についてお聞かせください。
梅本 明和地所ライフフサポートでは、現在約960名ほどが、管理員や清掃員としてそれぞれが担当するマンションで管理員業務を行っています。我々総務部門では、その勤怠管理や労務管理を中心に業務マニュアルや教育プログラムを整備するなど、スキルアップの後方支援をしています。
管理員の出退勤管理は、マンション管理の基本
管理組合から管理員さんに関する問い合わせもあると伺いました。
梅本 管理事務室に管理員が居ないことで、「管理員は契約時間通りに出勤して働いているのか」という問い合わせが稀にあります。そこで、管理員には出勤時と退勤時の打刻をしてもらっています。
嘉山 以前は、CTIシステムに電話をかけてもらい、自動音声応答に社員番号を打ち込んでもらう電話打刻を行っていました。ただ、管理員の出退勤の時刻が重なるので、電話が混雑してしまい、管理員からも「打刻の電話がつながらない」という不満が出ておりました。
※CTI : Computer Telephony Integrationの略。「コンピューター電話統合」とも呼ばれる。コンピューターと電話系装置を統合し、コールセンターやサポートセンターの情報機能を効率化するシステム。
明和地所ライフサポート 嘉山 氏
kanri.onlineの導入で出退勤の管理に変化はありましたか？
梅本 今は、kanri.onlineを通じて支給しているiPad（タブレット）で打刻をしてもらっています。出退勤の時刻が集中しても、円滑に打刻が出来ることで、管理員から打刻に関する不満もなくなりました。
また、時刻情報だけでなく、位置情報も自動的に取得しています。管理員からも出勤している証拠になるので、安心したという声を聞いています。
嘉山 マンションによっては、複数名の管理員が勤務しているケースもありますが、kanri.onlineの打刻は複数名勤務にも対応しているので助かっています。管理員と清掃員がいるマンションでは、清掃員もiPad打刻を使用しています。
紙での管理員出勤簿のやり取りは高コスト
管理員さんの出勤簿についても以前は大変だったと伺いました。
磯部 以前は、出勤簿は紙でやり取りをしていました。毎月、管理員さんは紙の出勤簿に記入し、期日になったら郵送してもらう形式をとっていました。
出勤簿の郵送が届くと開封し給与計算システムに手入力していたので、業務面においても、コスト面においても負担の大きい作業でした。
管理員出勤簿のビフォーアフター
嘉山 現在は、kanri.onlineの導入により、管理員はiPadで出勤簿を入力して終わりです。給与システムへのデータ連携は自動化しているので、ペーパーレスにもなり、集計作業が簡素化されました。
※ 明和ライフサポート株式会社は、2023年4月1日付で「明和地所ライフサポート株式会社」に商号を変更しました。
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